Autor: Dhrub Thakur | Company Secretary – Head Legal Compliance | Maier+Vidorno
Erstmals veröffentlicht im May 2016

Repräsentanzbüro („LO“): Grundkonzepte

In einem vorherigen Artikel haben wir verschiedene Markteintrittsoptionen für Indien erläutert, und hier stellen wir eine der Möglichkeiten genauer vor. Ein Repräsentanzbüro ist eine der einfachsten Optionen für ausländische Unternehmen, wenn sie eine eigene Tochtergesellschaft in Indien starten möchten, jedoch auch eine der eingeschränktesten Optionen. Dieser Artikel hilft Ihnen, zu verstehen, was ein Repräsentanzbüro ist, wann es das Richtige für Sie ist, und hilft Ihnen, die juristische Position dieser Büros zu verstehen.

Was ist ein Repräsentanzbüro?

Der “Foreign Exchange Management Act” (FEMA) definiert das Repräsentanzbüro als einen Geschäftsort, der als Kommunikationskanal zwischen dem Hauptsitz oder Hauptstandort des Unternehmens und Einheiten in Indien dient, der jedoch keine kommerziellen/Handels-/industriellen Aktivitäten durchführt, ob direkt oder indirekt, und durch eingehende Überweisungen aus dem Ausland in Form von normalen Banktransfers unterhalten wird.
Der Runderlass der RBI gibt an, dass ein Repräsentanzbüro („LO“) nur Kontaktakivitäten durchführen darf, zum Beispiel als Kommunikationskanal zwischen ausländischem Hauptsitz und indischen Parteien. Es darf keine Geschäftsaktivitäten in Indien durchführen und kein Einkommen verdienen. Ausgaben des Repräsentanzbüros sollten komplett in Fremdwährung von Ihrem Hauptsitz außerhalb Indiens abgewickelt werden. Deshalb ist die Rolle des Repräsentanzbüros limitiert auf die Sammlung von Informationen über mögliche Marktmöglichkeiten und die Bereitstellung von Informationen über das Unternehmen und ihre Produkte an mögliche indische Kunden. Die Erlaubnis, solche Büros einzurichten, wird anfänglich für 3 Jahre gegeben und kann von Zeit zu Zeit verlängert werden durch eine „AD Kategorie I Bank“.
Ein Repräsentanzbüro kann in Indien folgenden Aktivitäten nachgehen:

    • Repräsentation der Muttergesellschaft/ Gruppenunternehmen
    • Export-/Importpromotion von/nach Indien
    • Vermarktung von technischen/ finanziellen Kollaborationen zwischen Muttergesellschaft/ Gruppenunternehmen und Unternehmen in Indien
    • Kommunikationskanal zwischen Muttergesellschaft und indischen Firmen

Schritte um ein Repräsentanzbüro aufzubauen

Um ein Repräsentanzbüro aufzustellen und es arbeitsfähig zu machen, benötigen Sie verschiedene Genehmigungen und Registrierungen von unterschiedlichen Regierungsautoritäten:

1. Bestimmung einer Bank und Filiale, bei der Ihr Konto eröffnet wird (nach Genehmigung), und die Ihre Vertragsbank (AD Bank) für Ihr Repräsentanzbüro sein wird

2. Stellen Sie einen Antrag mit allen notwendigen Dokumenten an die indische Zentralbank (Reserve Bank of India) durch Ihre AD Bank

3. Erhalten Sie die Zulassung durch die RBI

4. Bewerben Sie sich beim ROC, um ein „Zertifikat der Gründung eines Geschäftsstandortes in Indien“ zu erhalten

5. Beantragen Sie die PAN -Registrierung bei der Einkommenssteuerbehörde

6. Bentragen Sie die TAN-Registrierung bei der Einkommenssteuerbehörde

7. Eröffnen Sie ein Konto

8. Erhalten Sie die Registrierung unter dem „Shop and Establishment Act“ (ortsabhängig)

9. Erhalten Sie die Registrierung unter „Professional Tax“ (ortsabhängig)

10. Erhalten Sie Ihren „Import Export Code“ (falls Proben eingeführt werden sollen)

Nach dem Erhalt aller Dokumente kann es zwei bis vier Monate dauern, bis alle genannten Schritte abgeschlossen sind.

Laufende Compliance Anforderungen

Es bestehen mehrere laufende Berichterstattungsanforderungen für ein Repräsentanzbüro:

a. Reporting an den Generaldirektor der Polizei (DGP)

Das LO muss einen Bericht (im von der RBI vorgeschriebenen Format) innerhalb von 5 Werktagen nach Inkrafttreten des LO an den DGP des Staates, in dem das LO etabliert wurde, abgeben. Danach muss der Bericht jährlich zusammen mit einem „Annual Activity Certificate“ beim GDP eingereicht werden, solange die LO existiert. Eine Kopie des Berichts wird auch an die Vertragsbank gesendet.

b. Annual Activity Certificate

Die LO muss ein jährliches Zertifikat seiner Aktivitäten von einem anerkannten Wirtschaftsprüfer erstellen lassen und es bei folgenden Autoritäten einreichen:

    • Vertragsbank (AD Bank)
    • Generaldirektor für Einkommenssteuern (Internationale Besteuerung)
    • Generaldirektor der Polizei (GDP)

c. Reporting an das ROC

Die LO ist dazu verpflichtet, einen geprüften Jahresabschluss (mit Anhängen) beim Büro für Firmenregistrierungen (Office of the Registrar fo Companies, ROC) einzureichen, zusammen mit dem letzten Konzernabschluss der Muttergesellschaft, welcher vom indischen Konsulat/der indischen Botschaft notarisiert und zertifiziert sein muss, welche/s die ordnungsgemäße Zuständigkeit für den Standort der Muttergesellschaft besitzt. Falls die Unternehmenssprache der Muttergesellschaft eine andere als Englisch ist, muss das Selbige von einem geprüften Übersetzer übersetzt werden, bevor der Prozess der Notarisierung und Zertifizierung gestartet wird. Außer dem Finanziellen muss eine LO auch die Liste aller Geschäftsorte zusammen mit den Kopien der jeweilgen Genehmigungen einreichen. Die Hinterlegung beim ROC muss innerhalb von 6 Monaten nach Abschluss der Geschäftsbücher erfolgen.

Erneuerung der Registrierung

Die erste Genehmigung, für Ihr Repräsentanzbüro wird von der RBI für 3 Jahre erteilt. Dennoch kann Ihr Repräsentanzbüro, falls gewünscht, die Verlängerung der Genehmigung bei seiner AD Bank beantragen. Die AD Bank, in Konsultation mit der RBI, kann eine 3-Jahres Verlängerung garantieren (vorbehaltlich der Bestätigung von gewissen Compliance Anforderungen). Das Repräsentanzbüro sollte mindestens 1 bis 2 Monate vor Ablauf der ersten Genehmigung die Verlängerung beantragen.

Ein Repräsentanzbüro in Indien schließen

Sobald Sie beschließen, Ihre Aktivitäten zu beenden – normalerweise weil Sie nun eine größere Organisation in Indien benötigen – sollten Sie es ordentilich abwickeln, damit Sie keine unerwünschten Konsequenzen für zukünftige Geschäfte haben werden, oder jegliche neue Firma, die Sie registriert haben oder Partnerschaften, die Sie eingehen. Die Liquidierung Ihres Repräsentanzbüros wird mit dem ROC und der RBI durchgeführt:

ROC

    • Identifizieren Sie einen Tag für die Schließung Ihrer LO
    • Beenden Sie Arbeitsverträge und vervollständigen Sie die finale Abrechnung
    • Erlangen Sie einen Vorstandsbeschluss zur Liquidierung der LO und ermächtigen Sie die autorisierte Person dazu, den Antrag an das ROC zu stellen
    • Reichen Sie ein elektronisches Formular beim ROC ein und erhalten Sie dessen Bestätigung

RBI

      • Kopie der ursprünglichen Bestätigung der RBI
      • Zertifikat des Wirtschaftsprüfers
      • Bestätigung, dass keine rechtlichen Prodezuren ausstehend sind und keine rechtlichen Hindernisse für Überweisungen bestehen
      • Report des ROC
      • NOC der Steuerhoheit

Bevor Sie ihren Antrag zur Schließung des Repräsentanzbüros bei RBI und ROC einreichen, stellen Sie sicher, dass jegliche Berichterstattung bereits von Ihrem Repräsentanzbüro durchgeführt worden ist. Währed der Liquidierung mit der RBI bitten Sie Ihre AD Bank, das noch restlich vorhandene Geld, an Ihre Firma zurück zu überweisen, und erst dann sollten Sie das Konto auflösen.
Die indische Regierung scheint sehr engagiert dabei zu sein, die Abwicklung von Geschäften in Indien einfacher zu gestalten, und jeder dieser Schritte wurde vereinfacht und effizienter gemacht, aber Sie brauchen womöglich doch Hilfe bei der Durchführung.

Falls Sie Unterstützung benötigen, kontaktieren Sie M+Vs Team für Firmengründung, welches viel Erfahrung hat, alle möglichen Unternehmensformen aufzubauen, und Probleme für Firmen zu lösen, die im Prozess hängen geblieben sind oder Fehler bei der Registrierung gemacht haben.